活動策劃者對計劃意外事件并不陌生。危機發生在你最意想不到的時候。預算發生變化。場館關閉。自然災害、政治動蕩、健康恐慌或任何難以想象的行為都可能發生在世界任何地方，導致恐慌和活動取消或推遲?；顒硬邉澱咝枰龊脺蕚洳⒛軌蚩焖俨扇⌒袆?，了解他們的場地合同并跟蹤財務影響。這就是為什么擁有合適的工具可以讓您快速移動并根據需要進行調整。

　　當危機來襲時，能夠調查您的活動計劃并確定您的活動是否會受到影響至關重要。如果您沒有場地數據的中央存儲庫，您可能會不知道從哪里開始。即將舉辦哪些活動?他們在哪里托管?您是取消、推遲還是轉向虛擬?查看您的活動的參與者、內容和地點可以幫助您做出決定。評估您的活動計劃和未來計劃的一種方法是使用場地采購工具。雖然場地采購技術通常會在活動策劃流程開始時幫助您找到理想的地點并發送和管理 RFP，但它可以在您為未來不可預見的情況做好準備方面發揮重要作用。

　　活動策劃者如何處理場地意外?這8種方法教你理智應對!

　　8 種使用場地采購技術來計劃意外情況的方法

　　1. 確定所有活動地點

　　在潛在影響期間快速獲取組織即將舉辦活動的計劃。作為活動計劃和場地數據的中心樞紐，場地采購工具可以快速識別所有即將舉行的活動及其發生地點。這將幫助您了解每個事件的影響程度。根據危機的嚴重程度、活動所在的位置以及最初安排的時間，您可以決定如何適應——推遲、取消或過渡到虛擬。

　　2. 跟蹤取消的空間

　　如果您確實必須取消您的活動(或將其移至新場地)，請不要完全失去場地。檢查您的取消條款，以查看場地是否會向您發放取消信用以供將來使用。如果您可以重復使用該空間，請務必跟蹤它!場地采購工具將允許您在一個位置管理所有取消的空間，而不必檢查各種不同的來源。當您去尋找下一個活動時，您所有已取消的空間積分都將顯示在您的搜索過濾器中，這樣您就不會忘記它們。

　　3.了解您的整個活動計劃

　　如果危機是廣泛的或全球性的，那么了解您的整個會議和活動策劃計劃是必不可少的。單一事件決策將更容易做出，并且您將更好地了解更改的總體影響。每個單獨的更改可能只花費幾千美元，但在整個程序中匯總起來可能很快就會增加。場地采購技術允許您在一個集中式系統中查看所有活動及其位置。

　　4. 使用歷史數據管理您的預算

　　隨著危機期間和之后的預算收緊，使用歷史數據為未來的規劃提供信息。您可以使用舊場地成本作為新預算的指南。歷史數據可通過場地采購工具輕松訪問。

　　5. 使用取消場地的取消積分

　　您有機會獲得已取消空間的積分并在將來使用它們。場地采購工具將在一個地方跟蹤您的積分，因此您不要讓這些積分浪費，無論它們來自您的一個活動還是您組織中的另一個策劃者。在計劃您的下一個活動時，您可以通過過濾搜索結果來開始您的場地搜索，根據哪些酒店可以取消積分。

　　6. 設置標準化 T&C

　　如果再次發生不可預見的危機，請不要措手不及，請確保您在場地采購過程中制定了標準條款和條件以供使用。這些應由您的法律團隊審查和批準，以便您的活動遵循貴公司的最佳簽約實踐。在簽訂合同之前，請確保場地徹底審查和批準。

　　7. 加強與場地的關系

　　在大多數情況下，您已經與各種場所建立了關系。通過將場地和 NSO 聯系人上傳到場地采購工具中，確保您使用這些有價值的聯系。當危機襲來時，您還可以預期，當業務回升時，場館將在接下來的幾個月內受到猛烈抨擊。通過將首選供應商、酒店和 NSO 聯系人復制到您發送的所有 RFP 中，您將獲得更快、更好的響應。

　　8. 從場地提問并獲得答案

　　通過活動策劃方案創建供場地回答的自定義問題庫，在 RFP 流程中提高效率。通過提前向場所詢問取消條款、重新預訂等，您只需在危機發生時查看答案。

　　危機不會永遠持續下去，你在危機中學到的東西可以幫助你為未來建立一個更強大的活動計劃。場地采購技術比尋找場地的其他途徑更有效，因為它可以讓您在不可預見的情況下為未來做好準備?，F在和將來使用這些場地采購最佳實踐來幫助發展和加速您的活動計劃。